טיפים להתנהלות הארגון בצל בהלת הקורונה

"הברבור השחור של 2020", כך כינתה קרן ההון סיכון סקויה, מהקרנות המובילות בעולם, את וירוס הקורונה. ארגונים פועלים ביום יום בתוך סביבה שבה כלל העובדים והמנהלים מורגלים לעבוד ביחד. הפעילות מורכבת מתהליכי עבודה, טכנולוגיות ובעיקר מהאנשים המרכיבים את הארגון.
על מנת שארגונים יוכלו להמשיך ולהתנהל באופן יעיל ותקין במצב של התפשטות וירוס הקורונה בישראל, חשוב להכין את הארגון מבחינת תהליכי עבודה ואמצעים טכנולוגיים מתאימים.

כחברה המתנהלת, בשגרה, בעבודת צוות ממקומות שונים, ריכזנו עשר עצות מעשיות שיעזרו לארגונים להמשיך לתפקד מבחינה עסקית, פנים ארגונית וטכנולוגית עד לחזרה לשגרה.

5 טיפים לתהליכי עבודה שמומלץ לאמץ בארגון בזמן משבר הקורונה:

1. הכינו את תשתיות מערכות המידע לעבודה מרחוק – נכון להיום, על פי משרד הבריאות, קיים איסור התקהלות באירועים של מעל 5,000 אנשים, אך מומלץ להתכונן לסיטואציה בה תוגבל ההגעה למקומות עבודה לא חיוניים מבחינה ביטחונית או רפואית. אחד הפתרונות האפשריים בסיטואציה כזו, היא חיבור העובדים למערכות הארגון מרחוק, כך שיוכלו לעבוד מהבית.
2. בחנו מחדש את מדיניות הנוכחות של העובדים בארגון – עובד שחזר משהות בחו"ל (על פי רשימת המדינות של משרד הבריאות), חייב להישאר בבידוד בביתו וחל איסור לדרוש ממנו להגיע למקום העבודה. על מנת למנוע מהעובד לשקול האם לקיים את ההנחיות, בשל חשש שהדבר יפגע בפרנסתו, כדאי לאפשר לעובדים לעבוד גם מהבית. ניתן לבצע מגוון רחב של עבודות מרחוק, כך שעובדי הארגון יכולים לספק תפוקה סבירה ויש הטוענים שאפילו תפוקה גבוהה מזו שמבוצעת במשרד,  גם מהבית.
3. החליפו את הפגישות הפרונטליות בפגישות אונליין – הכלים הקיימים היום מאפשרים לקיים פגישות 1:1 או מרובות משתתפים בצורה נוחה ויעילה, מבלי לקיים מפגש פיזי. החל משיחת וידאו ולא רק שיחה קולית, המאפשרת להעביר את האינטראקציות הבינאישיות, דרך כלים המאפשרים שיתוף מסך והצגת מצגות בצורה נוחה לכלל המשתתפים. אבל היזהרו, אתם עלולים לגלות כמה הפגישות האלה יעילות יותר, חוסכות זמן לא מבוטל על הכבישים וככל הנראה מצמצמות גם אנרגיות שליליות ותאונות דרכים. סביר שאחרי בהלת הקורונה, עוד תמשיכו לאמץ את האפשרות לקיים פגישות אונליין.
4. עקבו אחר הנחיות ועדכנו את העובדים באופן שוטף –  לכל עובד יש גישה ישירה למקורות מידע רבים, כולל "פייק ניוז", שעשוי להכניס את עובדי הארגון כולו לפאניקה גדולה בעקבות כל שמועה או ספקולציה. כדי למנוע, או לפחות לצמצם התפרצויות פאניקה מיותרות בארגון, עקבו אחר הנחיות משרד הבריאות והגורמים המקצועיים, והעבירו את המידע באופן מסודר ואחראי באמצעות האינטרה-נט, המייל, סמס וערוצים דיגיטליים נוספים כדי לעדכן את  עובדי הארגון בהנחיות מסודרות ומעודכנות באופן שוטף.
5. מנו אדם או צוות מצומצם בארגון לצורך קבלת החלטות – התמודדות עם משבר הקורונה מצריכה הכנת תכנית ארגונית מסודרת וברורה. בניגוד לבניית תכנית שנתית שלוקחת חודשים, את תכנית ההתמודדות הארגונית מול השלכות נגיף הקורונה כדאי לבנות באופן מהיר ויעיל יותר, ולהימנע מתהליך איטי ומסורבל. כדי לעשות זאת מומלץ למנות צוות קטן ויעיל ממאגפים רלוונטיים, (לדוגמה: משאבי אנוש, מערכות מידע, כספים, שירות לקוחות ועוד), לתת לו מרחב קבלת החלטות, ולהסיר מדרכו חסמים ביורוקרטיים עד כמה שאפשר.

4 כלים טכנולוגיים שיאפשרו לארגון שלך לעבוד מרחוק:

1. פגישות וידאו מרובות משתתפים –  ZOOM הינה מערכת לתקשורת וידאו ארגונית, על גבי פלטפורמת ענן לשיחות ועידה, צ'אט וסמינרים מקוונים בווידאו, במובייל, דסקטופ וחדרי ישיבות. מערכת זו תאפשר לכם להחליף את הפגישות הפיזיות. במקרים בהם יש צורך לראות את המשתתפים בשיחה, ניתן לקיים שיחות וידאו מרובות משתתפים איכותיות בעלויות סבירות. המערכת מאפשרת גם שיתוף מסך, צ'ט פרטי וקבוצתי וניתן לבצע איתה אינטגרציה עם מערכות נוספות כמו : marketo, Zendesk, hubspot, gsuite, salesforce ועוד. אם בארגון שלך עובדים עם חבילת הפתרונות של גוגל לעסקים, יכול להיות שדווקא Google Meet, תהיה רלוונטית יותר.
2. עריכת מסמכים משותפת אונליין – Google Docs הוא ככל הנראה הכלי הטוב ביותר לשיתוף פעולה במסמכים שקיים היום. מדובר באפליקציה חינמית שמקלה על יצירה ושיתוף של מסמכים בזמן אמת, בין אם מדובר במסמכים, בגיליונות אלקטרוניים או במצגות. האפליקציה מאפשרת לכל מי שמקבל הרשאה לכך, לגשת למסמכים מכל מקום, ולשלוט בגרסת המסמך עליו עובד הצוות. ניתן להוסיף ולשתף משתמשים נוספים בארגון, כך שמספר עובדים יכולים לעבוד על אותו מסמך ולערוך אותו בו זמנית. המשתמשים יכולים לראות מי נמצא בכל רגע נתון ולעקוב אחר השינויים שכל אחד מהם מבצע.
3. צילום סרטון ממסך המחשב – תמונה שווה אלף מילים, אבל סרטון שווה לפעמים אלף תמונות. כשהעובדים נמצאים בבית, הדרכה כיצד לבצע משימה מסוימת, מול מסך משותף בלתי אפשרית. עם אפליקציות צילום סרטונים ממסך המחשב, בשילוב הקלטת אודיו, תוכלו להדגים לעובדים שלכם כיצד לבצע את המשימה, לתת להם דגשים, להסביר, לפרט ולערוך לפני שאתה שולחים. שליחת סרטוני הסבר לעובדים שלכם יכולה לסייע להם לבצע את המשימה מהבית. כך תוכלו גם לחסוך מעצמכם טלפונים ומיילים עם שאלות רבות, שהעובדים לא הבינו או שלא זכרו לאחר הסבר טלפוני. אפליקציות מובילות לצילום סרטונים ממסך המחשב: Lightshot, tinytake.
4. מעקב ובקרה על העובדים מרחוק – Asana היא כלי ותיק ומוכר בזירת השיתוף הפנים ארגונית, והיא קיימת מאז 2008. חברות כמו אינטל, אובר, פינטרסט ו- TED משתמשות בה כפלטפורמת התקשורת העיקרית שלהן.המטרה העיקרית של Asana היא לתת לחברות להיות במעקב שוטף אחר עבודת העובדים ולדעת שהן מקבלות את התוצאות הטובות ביותר. באמצעות הפלטפורמה הזו הארגון יוכל ליצור רשימות מטלות לפרויקטים מתמשכים, להגדיר תזכורות למועדים הקרובים ולשלוח בקשות לעובדים ולקולגות. חברי הצוות יכולים גם להוסיף הערות לפוסטים בתוך האפליקציה.ניתן לארגן את כל הפרויקטים שלכם ברשימה או בפורמט לוח. בנוסף, Asana פיתחה פונקציית חיפוש, כך שתוכלו לאתר עבודות ומטלות במהירות. Asana היא כלי יעיל מאוד, שיעזור לכם לשמור על תפקוד הארגון ולוודא שהמשימות מתבצעות באופן שוטף, גם כשהעובדים עובדים מהבית.

ממשבר להזדמנות

נכון לכתיבת שורות אלה משרד הבריאות מאשר לעובדים להגיע למקום עבודתם, אך עשרות אלפי אנשים כבר נמצאים בבידוד ולא מגיעים למקום עבודתם ואף יצאה המלצה של שר האוצר לאפשר לעובדים לעבוד מהבית. היות ולא ניתן לדעת מתי המצב ישתנה, מומלץ להכין את הארגון למצב של עבודה מרחוק, כך שבכל מקרה הארגון יוכל להמשיך לתפקד.
תקופות משבר במשק מובילות פעמים רבות ארגונים ל"ארגון מחדש" של החשיבה וסדרי העדיפות, ולעיתים אף מהוות פתח ליצירת מודלים עסקיים ומוצרים חדשים שיפרצו את הדרך העתידית של הארגון. הובילו בתקופה הזו למקומות החיוביים ביותר שניתן, גם עבור האנשים וגם עבור הארגון.

טור זה אינו מהווה המלצה, ייעוץ או חוות דעת, אלא מידע כללי בלבד.